So machen Sie sich
als Sekretärin unersetzlich – und Ihren Chef noch erfolgreicher
Liebe Kollegin,
stellen Sie sich vor, Sie betreten das Chefzimmer. Ihr Chef blickt zu Ihnen auf und sagt:
„Ah, gut, dass Sie kommen, Frau Müller – setzen Sie
sich doch bitte einen Augenblick. Also, ich würde mich gerne mit Ihnen über die Arbeit im vergangenen Jahr unterhalten. Doch bevor ich dazu etwas sage, möchte ich noch Ihre Meinung dazu hören.“
—> Schluck! Jetzt? Einfach so? Hab’ ich irgendetwas falsch gemacht? Oder will er mir nur wieder so ein „Das-können-Sie-doch-viel-besser-als-ich-Projekt“ andrehen? Doch nun sind Sie gefordert: Was sagen Sie Ihrem Chef? Welche Worte wählen Sie jetzt – und wären Sie so mutig und würden diesen günstigen Augenblick sogar für eine Gehaltserhöhung nutzen?
Oder stellen Sie sich vor, Ihr Chef kommt fröhlich auf Sie zu, gibt Ihnen die Hand und sagt: „Ach Frau Müller, ich denke, wir können doch in Zukunft auch DU zueinander sagen ...“
—> Duzen? Das ist aber nett von ihm – aber wird dann nicht alles gleich so persönlich und man fühlt sich noch viel mehr verantwortlich für ihn? Nein, eigentlich möchten Sie das gar nicht. Doch: Wie lehnen Sie dieses Angebot jetzt ab – ohne, dass es zu Spannungen untereinander führt? Welche Formulierung wählen Sie jetzt, so dass Ihr Chef Ihre Ablehnung respektiert und Sie weiterhin schätzt?
Ein anderes Mal sitzen Sie kurz vor Feierabend an Ihrem Schreibtisch und plötzlich kommt Ihr Chef mit Unterlagen und gleichzeitigem „Dackelblick“ auf Sie zu:
„Frau Musterfrau, ich wüßte wirklich nicht,
wen ich sonst darum bitten könnte, aber die Unterlagen für meine Präsentation müssten noch einmal mit den neuen Zahlen aktualisiert und dann auf Folie gebracht werden ...“
—> Jetzt noch? Die Präsentation ist doch erst übermorgen. Und morgen liegt das Zeug doch sowieso den ganzen Vormittag unberührt auf seinem Schreibtisch ... Außerdem haben Sie sich mit einer guten Freundin heute Abend zum Essen verabredet. Aber: Wie sagen Sie ihm das jetzt? Dürfen Sie überhaupt „Nein“ sagen? Wie können Sie jetzt NEIN sagen, ohne dass Ihr Chef ein ungutes Gefühl mit Ihnen bekommt ...?
Fragen. Fragen, die Sie sich als aufopfernde Sekretärin immer wieder stellen. Und täglich kommen neue – manchmal auch unerwartete – Situationen, selbst für Sie als souveräne Sekretärin oder Assistentin hinzu.
Morgen müssen Sie wissen ...
wie man einen Kreistagsvorsitzenden in der Briefanschrift und in der schriftlichen Anrede korrekt schreibt ... übermorgen müssen Sie einen lästigen Telefonanrufer abwimmeln, der Ihnen partout seinen Namen nicht nennen möchte ... nächste Woche bekommt Ihr Chef Gäste aus Japan (und Sie sollen alles für ein gemeinsames Abendessen vorbereiten ...) und gleich sagt Ihnen Ihr Chef im Vorbeigehen, dass er gerne noch einen Kaffee hätte und dass Herr Krabach morgen Geburtstag hat und ein nettes Glückwunschschreiben heute noch raus muss ....
Natürlich, in solchen Fällen hilft Ihnen Ihre Nervenstärke, Ihre Geduld, Ihr feine weibliche Antenne, Ihr Talent, Ihre soziale Reife und Ihre Erfahrung.
Doch selbst als sehr erfahrene und gut ausgebildete Sekretärin kommt man immer wieder in Situationen, die man in keiner „Sekretärinnen-Schule“ lernt und bei denen man nicht weiß, wie „man“ es macht – und wie besser nicht. Nehmen Sie zum Beispiel ...
DIN 5008: Um hier immer aktuell zu bleiben und nichts falsch zu machen, hilft Ihnen nicht Ihre Persönlichkeit und Ihre Erfahrung. Denn die Regeln ändern sich ständig. Sie müssen also irgendwo .... nachschlagen!
Anreden und Titel: Keine Sekretärin kann im Kopf haben, wie man einen Kurator einer Universität, einen Landesgerichtsrat oder den Prälat korrekt anschreibt – in Anschrift und schriftlicher Anrede. Hier brauchen Sie aktuelles Wissen. Sie müssen wieder irgendwo .... nachschlagen!
Ablagesystem:Vielleicht haben Sie Büro-Organisation ja in Ihrer Ausbildung gelernt, vielleicht haben Sie auch schon viel Erfahrung ... Doch Sie wissen: Mit der Organisation Ihrer Ablage ist nicht zu spaßen und auch hier müssen Sie immer nach Verbesserungsmöglichkeiten suchen. Sie müssen auch dafür irgendwo .... nachschlagen!
Büroknigge:Fettnäpfchen gibt es überall – lassen Sie aber Ihren Chef (und sich selbst) nicht hineintappen. Gerade im Umgang mit Gästen, bei der Besucherbetreuung oder zu Tisch gibt es Sekretärinnen-Regeln, die Sie wissen müssen – ohne die Sie heutzutage nicht mehr auskommen. Schauen Sie gleich einmal in den beiligenden Test! Auch hier müssen Sie wissen, was gerade IN und was OUT ist. Da hilft nur eines: Sie müssen mal wieder ... nachschlagen!
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Gut, wenn Sie in diesen und all den anderen Fällen Ihre Informationen nicht mühsam aus dem Internet, aus irgendwelchen halboffiziellen Seiten oder aus verschiedenen anderen Quellen zusammensuchen müssen, sondern ein einziges Referenz-Handbuch als ständigen Ratgeber haben. Ein speziell für Sekretärinnen entwickeltes Werk, bei dem Sie sicher sein können, dass alles stimmt und es die neuesten Regeln enthält. Ich empfehle Ihnen deshalb:
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DAS SEKRETÄRINNEN-HANDBUCH |
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Das Referenz-Handbuch für erfolgreiches
Sekretariat und erfolgreiche Assistenz
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Sie sind heute ausgewählt, dieses Handbuch kostenlos zu testen. Doch lassen Sie mich zunächst erklären, warum es für mich persönlich auch ...
„Das schlaue Buch für Sekretärinnen“
ist: Sie sind damit einfach immer für alle Eventualitäten optimal ausgerüstet. Sie haben in Zweifelsfällen einen „Schiedsrichter“ zur Hand – wenn Ihr Chef mal wieder meint „Das schreibt man doch ganz anders ...“. Sie haben einen Berater, der Ihnen rund um die Uhr zeigt, wie Sie als Sekretärin mit Vorgesetzten, Mitarbeitern und Geschäftspartnern richtig umgehen und sie überzeugen.
Sie haben eine Orientierungshilfe für Ihre Büro-Organisation – damit alles seinen Platz und seine Ordnung hat – beste Voraussetzungen also für ein dauerhaft effizientes und erfolgreiches Sekretariat.
Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihr Chef Ihnen „nur“ ein paar kleine Aufgaben überträgt, weil Sie vielleicht nur halbtags arbeiten, oder ob Sie eigentlich den „ganzen Laden schmeißen“ müssen: Mit dem „Sekretärinnen-Handbuch“ haben Sie per Nachschlagen die Kompetenz einer „Spitzen-Sekretärin“, die alles weiß, alles kann und alles sofort erledigt. Warum? Ganz einfach: weil Sie wissen, wo es steht!
Das Sekretärinnen-Handbuch ist für Sie als Sekretärin oder Assistentin
Ihr persönlicher Begleiter für alle Office-Lagen.
Unser Motto ist: Ist der Chef erfolgreich, sind Sie als Sekretärin es auch. Und das macht sich nicht nur in einem immer stärkeren Selbstbewusstsein, sondern bei vielen unserer Leserinnen im Gehalt aus! Ihr Chef wir sich mehr und mehr wundern, wie kompetent, flink und souverän Sie Ihren Job erledigen. Dass Sie ...
- ... so stilvoll auftreten und diskret sind wie eine Diplomatin.
Und das sowohl zu Tisch als auch im Umgang mit Ihren Geschäftspartnern
- ... so sorgfältig arbeiten und auch bei Hektik und Stress so schnell denken und handeln können wie eine Düsenjäger-Pilotin
- ... die ausländische Korrespondenz und Telefonate mit Geschäftspartnern so sicher beherrschen wie eine Dolmetscherin
- ... immer so freundlich und aufgeschlossen sind wie eine erfahrene Hotel-Empfangsdame
- ... so engagiert und allzeit einsatzbereit sind wie eine Feuerwehrfrau
- ... so flink und geschickt mit Word, Office & Co. umgehen können wie ein Computer-Freak
- ... Briefe perfekt formulieren und sensibel schreiben können wie eine Profi-Texterin
- ... motivieren, führen und sich durchsetzen können wie eine Top-Managerin
- ... eine so lückenlose Allgemeinbildung besitzen wie eine Quiz-Königin
Glauben Sie mir: Das alles wünscht sich auch Ihr Chef „insgeheim“ ... Nutzen Sie deshalb jetzt die exklusive Sammlung der neuesten und besten Tipps, Ideen und Ratschläge von einigen der erfolgreichsten Top-Sekretärinnen Deutschlands.
"Das Sekretärinnen-Handbuch" wird Ihnen die Sicherheit geben, die Sie im Umgang mit Chef, Kollegen und Geschäftspartnern brauchen. Testen Sie selbst, wie gut Sie dieses Wissen sofort bei sich im Job einsetzen können:
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Bestehen Sie den Sekretärinnen-"Stil-und-Etikette-Test"?
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1. Sie müssen Ihren Chef bei einer Besprechung in einem größeren Konferenzraum stören. Sie klopfen nicht an, sondern begeben sich so leise wie möglich zum Chef – evtl. mit einem entschuldigen Kopfnicken zur Runde.
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Richtig oder falsch?
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2. Ein fremder Besucher betritt Ihr Sekretariat. Sie stehen auf und begrüßen ihn freundlich – obwohl er sich vorher nicht bei Ihnen angemeldet hat.
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Richtig oder falsch?
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3. Sie treten mit einem neuen Mitarbeiter ins Chefzimmer und möchten ihn Ihrem Chef vorstellen. Die richtige Formulierung lautet: „Erlauben Sie mir bitte, Ihnen Herrn ... vorzustellen."
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Richtig oder falsch?
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4. Wenn Sie selbst auf eine Vorstellung reagieren müssen, dann ist die beste Antwort: „Sehr erfreut".
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Richtig oder falsch?
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5. Sie empfangen 3 Besucher. Einer davon ist eine Frau. Bei einem der beiden Herren handelt es sich um den Chef der Frau und bei dem anderen um den Vorgesetzten des anderen. Sie begrüßen die Dame zuerst.
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Richtig oder falsch?
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6. Herr Bauer, langjähriger Geschäftsfreund Ihres Chefs, kommt zu Besuch. Er trägt einen langen Mantel. Sie stellen sich hinter ihn und sagen: „Warten, Sie, Herr Bauer, ich helfe Ihnen ..." und helfen ihm aus dem Mantel.
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Richtig oder falsch?
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7. Ihr Chef möchte Sie zum Essen mit seinem Geschäftspartner mitnehmen. Sie bestellen ein Taxi. Als Sekretärin sitzen Sie zur Betreuung hinten links neben Ihrem Gast und Ihr Chef vorne auf dem Beifahrersitz.
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Richtig oder falsch?
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Die Auflösung finden Sie weiter unten.
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„Ein dicker Etikette-Patzer und schon
ist man doch unten durch!
Da kann man als Sekretärin noch so gut sein ...“
Diese Worte stammen von einer meiner Seminar-Teilnehmerinnen bei einem Seminar in Potsdam, als es um das Thema Benimmregeln und Besucherbetreuung im Sekretariat ging.
Ich fragte sie, was ihr denn passiert sei und sie erzählte uns allen, dass sie für die Rede ihres Chefs nicht die Reihenfolge bei der Begrüßung des Bürgermeisters, Kreisratsvorsitzenden und eines Vereinsvorsitzenden eingehalten hatte. Ein großes Raunen ging durch den Saal, denn die anderen waren mehrheitlich der Meinung, dass dies doch der Chef hätte selbst wissen müssen ...
Hätte, hätte, hätte. Dieses Wort, so rate ich immer meinen Teilnehmerinnen, sollte man ganz schnell aus seinem Wortschatz streichen. Denn eine herausragende Sekretärin versucht, stets up-to-date zu sein, den richtigen Ton zu finden und souverän auf dem geschäftlichen und gesellschaftlichen Parkett aufzutreten. Es gehört heutzutage im Chefbüro einfach zum guten Stil, dass man weiß, was sich gehört – und was eben nicht.
Die richtigen Antworten für den Sekretärinnen-Stil-und-Etikette-Tests:
1: falsch, 2: richtig, 3: falsch, 4: falsch, 5: falsch , 6: falsch, 7: falsch |
Erinnern Sie sich noch an Ihren peinlichsten „Patzer“, der Ihnen je bei Ihrer Arbeit passiert ist? Gerade beim Empfang von Besuchern, bei der Vorstellung oder in geschäftlichen Besprechungen im Restaurant geschieht schnell etwas Peinliches oder man sagt voreilig etwas Unpassendes.
Solche Dinge passieren jedem von uns. Aber von jetzt an können Sie diese peinlichen Fehler vermeiden und in den wichtigsten geschäftlichen Situationen ganz sicher auftreten.
"Das Sekretärinnen-Handbuch" macht es Ihnen leicht, denn ab Seite S 33/001 finden Sie den 22-seitigen „Büroknigge“, der Sie mit den modernen Umgangsformen vertraut macht und Ihnen hilft, sich auch in schwierigen Situationen korrekt zu verhalten.
Das gibt Ihnen Sicherheit
und lässt Sie kompetent auftreten.
Was immer Ihr Chef Ihnen für eine Aufgabe stellt – was Ihr Chef auch von Ihnen verlangt – Sie sind ab sofort optimal vorbereitet – mit dem „Sekretärinnen-Handbuch“!
Dieses Referenz-Werk für Office-Kompetenz gibt Ihnen Sicherheit in allen Sekretariats-Arbeiten und Chef-Fragen. Ob es um moderne Brief-Floskeln, Profi-Tipps für Excel und Outlook, Stil- und Etikette-Fragen, Organisations-Geheimnisse für das Chef-Büro oder um das Lösen von Konflikten zwischen Mitarbeitern und Ihrem Chef geht:
"Das Sekretärinnnen-Handbuch" wird Sie kompetent, schnell und zu jeder Tages- und Nachtzeit beraten!
Nutzen Sie ab heute dieses Insider-Wissen:
Sie entlasten Ihren Chef so perfekt wie noch nie!
Ihr Chef wird zwar nicht heimlich die Daumen drehen, weil er gar nicht mehr weiß, was er machen soll – aber er wird einfach staunen, was Sie ihm alles für Arbeiten abnehmen – und er wird Ihnen dankbar sein. Erleben Sie es selbst!
Sie sind in allen Stil- und Etikette-Fragen sicher
Wer begrüßt wen zuerst – wie verhalten Sie sich bei Tisch, wenn Sie ausländische Gäste haben? Ab sofort kennen Sie sich aus und vermeiden Fettnäpfchen. Ihr Chef wir froh sein, dass er jemanden hat, den er um Rat fragen kann!
Sie schaffen reibungslose Arbeitsabläufe
Ein Termin jagt den anderen – und Sie sind dafür zuständig, dass alles perfekt klappt. „Das Sekretärinnen-Handbuch“ hat „Effizienz-Tipps“, die Sie begeistern werden – und Ihren Chef auch. Man wird Sie für Ihre Termin-Weitsicht bewundern!
Sie verhalten sich auch in
kritischen Situationen perfekt und reagieren souverän
Jeder Chef ist mal sauer, mal wütend, mal ganz entspannt und im nächsten Moment schon wieder enthusiastisch. Doch wie reagieren Sie, wenn er schlechte Laune hat und er diese auch an Ihnen ablässt? Sie wissen, wie Sie sich bei Kritik richtig verhalten, ohne ihr Arbeitsverhältnis zu verschlechtern!
Sie schreiben zeitgemäße Briefe, die gut ankommen
Briefe, Briefe, Briefe. Fragen Sie sich auch manchmal, wie Sie das alles schaffen sollen? Schließlich haben Sie ja noch etwas anderes zu tun, als Briefe zu tippen. Mit dem „Sekretärinnen-Handbuch“ geht’s jetzt viel leichter, denn Sie erhalten die besten Vorlagen und Korrespondenz-Bausteine.
Sie wissen, wie man jede noch so kleine Notiz in Ihrem Sekretariat richtig ablegt
Die Ablage gehört zu den meistunterschätzten Aufgaben im Sekretariat. Sie sehen darin aber nicht ein lästiges Übel, sondern beherrschen die tägliche Infoflut, die auf Sie und ihren Chef einstürzt – und haben alles so perfekt organisiert, dass alle, die darauf zugreifen müssen, damit arbeiten können.
Sie wahren die Interessen Ihres Chefs und tappen
nicht in die Fallen des Bürotratsches
Es gibt Dinge, die Ihr Chef und Sie wissen müssen. Aber welche Informationen sind Gerüchte, was stimmt? Als Sekretärin müssen Sie vertrauensvoll die Filter-Funktion übernehmen. Entdecken Sie, wie Sie die Interessen Ihres Chefs wahren, wenn andere ihre Nase in seine Angelegenheiten stecken ..., und die größten Fehler, wenn Sie sich um Angelegenheiten kümmern, die Feingefühl und Vertraulichkeit erfordern.
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Noch
mehr dieser Versprechen? Sehen Sie selbst. Hier sind ein paar
Auszüge aus den Themen, die Sie im "Sekretärinnen-Handbuch"
finden, wenn Sie es jetzt zum kostenlosen Test anfordern:
Selbstmanagement
- Infofluss, Chef-Sekretärin
- Kompetenzen im Sekretariat
- Prioritäten richtig setzen
- Rhetorik, richtig kommunizieren
- Stellenbeschreibungen, Sekretariat
Zeitmanagement
- Zusammenarbeit mit Chef und Kollegen
Korrespondenz
- Absagen auf Bewerbungen
- Anreden
- Anschriften von A-Z
- DIN 5008 anwenden
- Dreizeiler per E-Mail
- Glückwünsche
- Korrespondenz, Briefeinstiegssätze
- Korrespondenzlexikon, Formales von A-Z
- Korrespondenz, schwierige Briefe
- Termine bestätigen per Brief und E-Mail
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Computer
- Excel einfach und schnell
- PowerPoint optimal nutzen
Moderne Büro-Umgangsformen
- Besucherempfang und -betreuung
- Sekretariats-Knigge
- Small Talk fürs Sekretariat
Organisation
- Besprechungen optimieren
- Chefentlastung
- Selbstorganisation als Sekretärin
- Terminmanagement
- Veranstaltungs-ABC
Recht/BWL
- Projektmanagement im Sekretariat
- Das neue Wirtschaftslexikon von A bis Z
Telefon
- English on the phone
- Telefon, schwierige Situationen
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Das
alles und noch viel mehr erhalten Sie, wenn Sie heute noch Ihr ganz
persönliches Test-Expemplar von „Das
Sekretärinnen-Handbuch“ kostenlos anfordern.
Unser
Angebot für Sie: Sie können es volle 14 Tage lang kostenlos
in Ihrem Büro testen. Tausende Sekretärinnen in Deutschland
sind begeistert.
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Roswitha Metzker aus Hochheim: „Faszinierende Tipps – ich lese alles. Von vorne bis hinten! Ich bin jetzt über 50 und freue mich zum Beispiel, dass die Benimmregeln wieder wichtig sind. Ihr Handbuch hilft mir hier, aktuell zu sein. Sie zeigen, was modern ist und wie man es richtig macht. Das Sekretärinnen-Handbuch vermittelt mir ein breites Wissen – und das ist ganz wichtig für mich!“
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Oder Daniela Meckel aus Teublitt. Sie schreibt: „Ich bin begeistert. Das Handbuch ist sehr übersichtlich und verständlich angeordnet. Es ist bis ins kleinste Detail ausgefeilt und enthält alles „Lebensnotwendige“ einer Sekretärin.“
Überzeugen Sie sich selbst. Wenn Sie einverstanden sind, werde ich Ihnen diesen Ordner zusenden. Ohne Verpflichtung selbstverständlich. Kostenlos zur Ansicht! So können Sie sich überzeugen, dass auch Sie davon ab sofort in Ihrem Sekretariat profitieren.
Und sollte Ihnen „Das Sekretärinnen-Handbuch“ aus irgendwelchen Gründen doch nicht zusagen, schicken Sie es einfach wieder an mich zurück. Damit ist dann alles für Sie erledigt. Keine Rückfragen, keine Telefonate.
Doch ich hoffe,
Sie werden begeistert sein.
Vielleicht werden Sie sogar verblüfft sein über die vielen Informationsquellen, Adressen, Ratschläge und Hinweise, von denen Sie noch nie gehört haben.
Von den wenig bekannten Tipps, mit denen Sie ...
* Ihre Effizienz beträchtlich steigern und so täglich mehr Zeit haben ...
* durch geschicktes Verhalten gegenüber Ihrem Chef und Ihren Mitarbeitern mehr Ansehen, mehr Respekt gewinnen ...
* sich Ihre Routinearbeiten um ein Vielfaches erleichtern ...
* Ihren Chef durch besseres Zuarbeiten spürbar entlasten ...
* sich selbst besser organisieren und motivieren, um am Tag großartige Leistungen zu vollbringen.
Lassen Sie sich von Ihrem Chef, Ihren Kollegen
und Geschäftspartnern bewundern
Ihr Chef wird große Augen machen, wie sicher Sie Ihr Sekretariat im Griff haben. Diese Anerkennung wird Ihnen natürlich gut tun. Und auch wenn Sie von Geschäftspartnern und Kollegen Lob für Ihr galantes, sicheres Auftreten und das „Führen“ Ihres Chefs bekommen, werden Ihre Begeisterung und vor allem Ihre Selbstsicherheit wachsen.Aber testen Sie bitte am besten selbst einmal die Wirkung des „Sekretärinnen-Handbuchs“.
Erleben Sie, wie sich die Tipps auf Ihren Tag auswirken und wie Sie nach und nach effizienter werden. Schon beim ersten Durchblättern werden Sie feststellen, dass Sie genau auf so ein Referenz-Werk für Ihr Sekretariat oder Ihre Assistenz gewartet haben.
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Ich freue mich auf Ihre Antwort!
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Claudia Hovermann, Chefredakteurin
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